Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

RestoFone is een dienst van Afiant Commerce B.V., Lorentzstraat 89 te Bleiswijk, ingeschreven bij de KvK onder nummer 61946281. Voor de gegevens die je in RestoFone verwerkt, is Afiant Commerce B.V. de verwerkingsverantwoordelijke. Ben je als zakelijke klant zelf verantwoordelijke voor de gegevens van je gasten en je bellers, dan treden wij op als verwerker.

Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: je naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en facturatiegegevens.
• Telefoniegegevens: je telefoonnummer(s), belplan-instellingen en belgeschiedenis (wie belde wanneer, gespreksduur).
• Gastgegevens: de naam, het telefoonnummer en de aantekeningen die bij een gast horen, en de reserveringen die eraan hangen: datum, tijd, aantal personen, de gelegenheid en de wensen die in het gesprek zijn genoemd.
• Berichten: de sms-berichten die namens jouw restaurant naar een gast gaan (bijvoorbeeld een bevestiging, een herinnering of de route), met het nummer, de tekst en of het bericht is aangekomen.
• Gespreksinhoud: voicemailberichten, opnames en de daarvan gemaakte transcripties en samenvattingen. Deze verwerken we om de dienst te leveren (je boodschap tonen en samenvatten). Voicemails worden altijd opgenomen. Gewone gesprekken nemen we standaard niet op: dat gebeurt alleen als de klant gespreksopname zelf aanzet, en dan hoort de beller aan het begin van het gesprek dat het opgenomen kan worden. Een gesprek met de telefoonassistent wordt niet opgenomen; daarvan bewaren we het uitgeschreven gesprek en de samenvatting.
• Gebruiksgegevens: technische logs die nodig zijn om de dienst te laten werken en te beveiligen.

Verwerkers die we inschakelen

Om RestoFone te laten werken schakelen we gespecialiseerde partijen in. Met elk van hen hebben we passende afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging. De belangrijkste zijn:

• Telnyx, voor het telefonieverkeer (bellen, gebeld worden, spraakverwerking), voor het uitschrijven van opnames en voicemails, voor het versturen van sms-berichten, en voor de telefoonassistent, die op hun platform draait.
• Supabase, voor de opslag van je account-, gast-, reserverings- en telefoniegegevens.
• Anthropic, voor de samenvatting en de actiepunten die we van een uitgeschreven gesprek maken.

RestoFone is een Nederlandse partij en we gaan zorgvuldig met je gegevens om: verkeer en opslag zijn versleuteld. Een deel van de spraak- en AI-verwerking loopt via internationale leveranciers. Dat beperken we tot wat nodig is om de dienst te leveren en leggen we vast in verwerkersovereenkomsten.

Waar je gegevens staan

Dat verschilt per onderdeel van de dienst:

• Je account-, gast-, reserverings- en telefoniegegevens staan in de Europese Unie (Frankfurt).
• Het telefonieverkeer, opnames, voicemails en sms-berichten worden verwerkt door Telnyx. Onze nummers zijn Nederlands en het gesprek is vastgezet op hun knooppunt in Amsterdam, dus het spraakverkeer blijft in de Europese Unie. De opname en de voicemail halen we daarna binnen in onze eigen opslag in Frankfurt, en zodra die kopie er staat verwijderen we de opname bij Telnyx.
• Transcripties en samenvattingen worden in twee stappen gemaakt. Het uitschrijven van een opname of voicemail gebeurt bij Telnyx. De samenvatting en de actiepunten maakt Anthropic, in de Verenigde Staten, onder de standaardcontract bepalingen van de Europese Commissie (module twee, van verantwoordelijke naar verwerker) die deel uitmaken van hun verwerkersovereenkomst. Die gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen en worden binnen dertig dagen verwijderd.

Gaat er iets naar een land buiten de Europese Unie, dan gebeurt dat alleen voor zover het nodig is om de dienst te leveren, en onder de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft. We hebben een verwerkersovereenkomst met Telnyx, Supabase en Anthropic. Bij alle drie maakt de verwerkersovereenkomst deel uit van de voorwaarden die we hebben aanvaard, met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie erin. Wil je precies weten welke gegevens waar terechtkomen voordat je RestoFone inzet? Mail ons, dan leggen we het per onderdeel uit.

De telefoonassistent en je gasten

Neemt de telefoonassistent op, dan zegt ze aan het begin van het gesprek wie ze is, voor welk restaurant ze opneemt en dat ze een digitale assistent is. Wil de gast een mens spreken, dan verbindt ze door of noteert ze een terugbelverzoek. Van zo'n gesprek bewaren we het uitgeschreven gesprek en de samenvatting, zodat je team kan teruglezen wat er is afgesproken. Een gast die aangeeft geen berichten of belletjes meer te willen, zetten we in de app op niet benaderen; daarna belt en sms't ze hem niet meer.

Hoelang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Gespreks-, gast- en reserveringsgegevens bewaren we zolang je account actief is of zolang je ze zelf beschikbaar wilt houden; facturatiegegevens bewaren we zolang de wet dat vereist. Zeg je op, dan verwijderen we je gegevens binnen een redelijke termijn, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.

Voor opnames van gewone gesprekken geldt een kortere termijn: die ruimen we na negentig dagen automatisch op. Het transcript en de notities van zo'n gesprek blijven wel staan. Voicemails en gesprekken van de telefoonassistent vallen hier los van.

Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je gegevens, en kun je bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Wil je hier gebruik van maken? Mail hallo@restofone.com. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.