Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

RestoFone is een dienst van Afiant Commerce B.V., Lorentzstraat 89 te Bleiswijk, ingeschreven bij de KvK onder nummer 61946281. Voor de gegevens die je in RestoFone verwerkt, is Afiant Commerce B.V. de verwerkingsverantwoordelijke. Ben je als zakelijke klant zelf verantwoordelijke voor de gegevens van je gasten en je bellers, dan treden wij op als verwerker.

Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: je naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en facturatiegegevens.
• Telefoniegegevens: je telefoonnummer(s), belplan-instellingen en belgeschiedenis (wie belde wanneer, gespreksduur).
• Gastgegevens: de naam, het telefoonnummer en de aantekeningen die bij een gast horen, en de reserveringen die eraan hangen: datum, tijd, aantal personen, de gelegenheid en de wensen die in het gesprek zijn genoemd.
• Berichten: de sms-berichten die namens jouw restaurant naar een gast gaan (bijvoorbeeld een bevestiging, een herinnering of de route), met het nummer, de tekst en of het bericht is aangekomen.
• Gespreksinhoud: voicemailberichten, opnames en de daarvan gemaakte transcripties en samenvattingen. Deze verwerken we om de dienst te leveren (je boodschap tonen en samenvatten). Voicemails worden altijd opgenomen. Gewone gesprekken nemen we standaard wel op: gespreksopname en het verslag zitten in het abonnement van RestoFone en staan vanaf de aanmelding aan. Een inkomende beller hoort aan het begin van het gesprek dat het opgenomen kan worden. Gesprekken die de klant zelf start, nemen we alleen op als de klant dat ook aanzet. De persoon die wordt gebeld hoort dan geen automatische melding; de klant informeert die persoon daar zelf over, aan het begin van het gesprek. Een gesprek met de telefoonassistent wordt niet opgenomen; daarvan bewaren we het uitgeschreven gesprek en de samenvatting.
• Gebruiksgegevens: technische logs die nodig zijn om de dienst te laten werken en te beveiligen.

Verwerkers die we inschakelen

Om RestoFone te laten werken schakelen we gespecialiseerde leveranciers in. Ze krijgen alleen de gegevens die nodig zijn voor hun deel van de dienst, en met elk van hen hebben we afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging. Het gaat om leveranciers voor:

• telefonie, sms en spraakverwerking;
• opslag van je gegevens;
• het samenvatten van gesprekken;
• beveiliging van onze website tegen misbruik.

RestoFone is een Nederlandse partij en we gaan zorgvuldig met je gegevens om: verkeer en opslag zijn versleuteld. Een deel van de spraak- en AI-verwerking loopt via internationale leveranciers. Dat beperken we tot wat nodig is om de dienst te leveren en leggen we vast in verwerkersovereenkomsten.

Waar je gegevens staan

We bewaren je gegevens in de Europese Unie. Voor sommige onderdelen, zoals het uitschrijven en samenvatten van gesprekken en de beveiliging van onze website, werken we met leveranciers die ook buiten de Europese Unie verwerken, onder meer in de Verenigde Staten. Dat gebeurt alleen voor zover het nodig is om de dienst te leveren, en onder de waarborgen die de AVG voorschrijft, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wat we laten samenvatten wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

Met de leveranciers in de lijst hierboven hebben we een verwerkersovereenkomst; meestal hoort die bij de voorwaarden die we met hen hebben afgesloten. Voor de pushdienst van je telefoon gelden de voorwaarden van de ontwikkelaarsprogramma's, zie hieronder. Wil je precies weten welke gegevens waar terechtkomen? Mail ons, dan leggen we het per onderdeel uit.

De app op je telefoon

Gebruik je onze app, dan moet je telefoon ook overgaan als de app dicht is. Dat kan alleen via de pushdienst van de maker van het besturingssysteem, op een iPhone en op een Android-toestel. Bij een inkomend gesprek stuurt onze telefonieleverancier daarom een bericht naar die dienst, met het telefoonnummer van de beller erin, zodat je ziet wie er belt voordat je opneemt. Het gesprek zelf loopt niet via die pushdienst.

De makers van die besturingssystemen zijn hierbij subverwerkers, onder de voorwaarden van hun ontwikkelaarsprogramma's. Het zijn allebei Amerikaanse bedrijven, dus zo'n bericht kan ook buiten de Europese Unie worden verwerkt.

De telefoonassistent en je gasten

Neemt de telefoonassistent op, dan zegt ze aan het begin van het gesprek wie ze is, voor welk restaurant ze opneemt en dat ze een digitale assistent is. Wil de gast een mens spreken, dan verbindt ze door of noteert ze een terugbelverzoek. Van zo'n gesprek bewaren we het uitgeschreven gesprek en de samenvatting, zodat je team kan teruglezen wat er is afgesproken. Een gast die aangeeft geen berichten of belletjes meer te willen, zetten we in de app op niet benaderen; daarna belt en sms't ze hem niet meer.

Hoelang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig en ruimen ze daarna automatisch op:

• Opnames van gewone gesprekken: negentig dagen.
• Transcripten, verslagen, voicemails en sms'jes aan je gasten, ook van gesprekken met de telefoonassistent: twaalf maanden.
• Technische berichten die onze telefonieleverancier ons tijdens een gesprek stuurt: zestig dagen. Je belgeschiedenis (wie belde wanneer, en hoe lang) en je gast- en reserveringsgegevens blijven staan zolang je account bestaat.
• Demo-aanvragen van wie geen klant wordt: twaalf maanden na ons laatste contact, of eerder als je daarom vraagt.
• Facturen, en welke gesprekken er waren en hoe lang ze duurden: zeven jaar, want dat vraagt de wet.

Zeg je op, dan kun je tot het einde van je laatste betaalde periode gewoon bellen. Dertig dagen daarna wissen we hetzelfde als wanneer je je account verwijdert (zie hieronder): je gasten, de namen, nummers en wensen in je reserveringen, de sms'jes aan je gasten, je gesprekken, opnames, transcripten en verslagen, en je koppelingen. Wat we wettelijk moeten bewaren, blijft.

Wissen we iets, dan ruimen we ook de kopieën bij onze leveranciers op, voor zover die dat toelaten. Van een gesprek met de telefoonassistent staat het uitgeschreven gesprek bijvoorbeeld ook bij onze telefonieleverancier.

Je account verwijderen

Je verwijdert je account zelf, op een van deze plekken:

• In de app: tik rechtsboven op het tandwiel en kies onderaan Account verwijderen.
• In het webportaal: log in op app.restofone.com, ga naar Instellingen en dan Account, en kies Account verwijderen.
• Heb je de app niet meer en kom je niet in het portaal? Mail hallo@restofone.com vanaf het adres waarmee je inlogt, dan verwijderen wij je account.

Je account gaat direct weg: je inloggegevens, je profiel en je toegang tot bellen, in de app en in de browser. Ben jij de laatste met een account bij je zaak, dan verwijderen we ook het belplan, de gasten, de telefoonassistent, de namen, nummers en wensen in je reserveringen, de sms'jes aan je gasten, de opnames, transcripten en verslagen van je gesprekken en je koppelingen, zoals met GoTable of Formitable. Heeft nog iemand anders een account bij je zaak, dan blijft dat allemaal staan.

Het nummer van je zaak blijft nog zeven dagen staan, zodat je het terug kunt vragen of kunt meenemen naar een andere provider. Daarna heffen we het op. Heb je voor het nummer documenten aangeleverd, zoals een kopie van je identiteitsbewijs, dan verwijderen we die 12 maanden nadat het nummer is opgeheven, omdat registers en onze leverancier ze tot dan kunnen opvragen.

Wat we bewaren: welke gesprekken er zijn geweest, hoe lang ze duurden en wat er is gefactureerd, en van je reserveringen de datum, de tijd, het aantal personen en de bedragen van aanbetalingen en garanties. Komen er later vragen over een factuur of een betaling, dan moeten we kunnen laten zien waar die op gebaseerd was. Voor facturen geldt bovendien een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar.

Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je gegevens, en kun je bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Wil je hier gebruik van maken? Mail hallo@restofone.com. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.